ЧАСТНАЯ ФИРМА «Положение об отделе сбыта»
УТВЕРЖДАЮ
Директор ЧФ «Положение об отделе сбыта»
__________ П.С.Печкин
«___»__________2000г.
Положение об отделе сбыта
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Отдел сбыта является самостоятельным структурным подразделением фирмы, обеспечивающим реализацию информации на правах отдела и подчиняется непосредственно директору фирмы.
1.2. Отдел сбыта возглавляется начальником отдела внешних связей (далее – начальник отдела сбыта).
1.3. Структуру и штаты отдела сбыта утверждает директор фирмы с учетом объемов работы и особенностей финансово-хозяйственной деятельности фирмы.
1.4. В штатный состав отдела входят:
– начальник отдела сбыта;
– агенты отдела сбыта.
1.5. Начальник и агенты назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей директором фирмы.
1.6. Отдел сбыта в своей деятельности руководствуется:
– действующим законодательством;
– приказами, распоряжениями и указаниями директора фирмы;
– настоящим Положением об отделе сбыта.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
2.1. Организация сбыта (продажи) услуг и информации.
2.2. Осуществление контроля за получением, хранением и передачей в установленном порядке, информации, потенциальным клиентам.
2.3. Обеспечение сбыта и передачи информации клиентам в заданном объеме, номенклатуре, качестве, в сроки, установленные Планом фирмы, Планом отдела сбыта, договорами и наряд-заказами при минимальном цикле и издержках (расходах).
2.4. Внедрение передовых форм сбыта.
2.5. Выполнение Плана отдела сбыта, оценивающиеся показателями утвержденными в Плане фирмы и договоров продажи (поставки).
3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ОТДЕЛА И ОБЯЗАННОСТИ
3.1. Организация и оформление всех операций по продаже информации.
3.2. Заключение договоров с заказчиками, на сбыт информации.
3.3. Организация и контроль за своевременной продажей (передачей) информации в соответствии с Планом фирмы и действующими заказами (договорами).
3.4. Выдача руководству фирмы рекомендаций по освоению новых видов информации на основании изучения запросов заказчиков.
3.5. Ведение учета и отчетности выполнения Плана отдела сбыта и Плана фирмы по заказчикам, клиентам (покупателям) и ассортименту (номенклатуре) информации.
3.6. Переписка по вопросам сбыта информации с потребителями.
3.7. Прием информации от информационного отдела в информационную базу данных и контроль за ее рациональным хранением и учетом.
3.8. Прием документов от информационного отдела, контроль хранения и учет документов.
3.9. Участие в разработке нормативных запасов информации и контроль за соответствием их наличия установленному нормативу.
3.10. Проведение совместно с бухгалтерией и другими отделами инвентаризации и переписи наличия информации (документов).
3.11. Оформление материалов на предъявление претензий контрагентам по договорам и передача их юрисконсульту.
3.12. Составление месячных отчетов о поставке информации по формам фирмы и предоставление их директору фирмы.
3.13. Организация сбыта информации.
3.14. Осуществление контроля за получением и передачей, в установленном порядке, информации и документов.
3.15. Организация обеспечения сохранности поступающей в отдел сбыта документации, а также архива отдела сбыта.
3.16. Организация передачи документально оформленной информации потенциальным покупателям.
3.17. Обеспечение претенциозно-исковой работы.
3.18. Осуществление своевременного проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей.
3.19. Принятие мер к предупреждению недостач, растрат, утечки информации и других нарушений и злоупотреблений.
3.20. Применение утвержденных в установленном порядке типовых унифицированных форм учетной документации.
3.21. Осуществление мероприятий по повышению уровня автоматизации работы отдела сбыта.
4. ПРАВА
4.1. Права отдела сбыта реализуются начальником отдела сбыта и другими его работниками в соответствии с их должностными инструкциями.
4.2. Начальник отдела сбыта имеет право:
4.2.1. Вносить предложения об изменении номенклатуры информации, о расширении архива для обеспечения должного хранения документов.
4.2.2. Получать необходимые данные о планировании сбыта.
4.2.3. Получать от информационного отдела информацию (документы) в соответствии со стандартами фирмы.
4.2.4. Получать от информационного отдела необходимые сведения о запасах у него информации и возможности увеличения поступления информации в отдел сбыта.
4.2.5. Представительствовать, по согласованию с директором фирмы, по вопросам сбыта и реализации информации.
4.2.6. Требовать от всех структурных подразделений фирмы соблюдения требований стандартов фирмы по вопросам компетенции отдела сбыта.
4.3. Требовать от подразделений фирмы предоставления материалов (планов, справок, отчетов и т.п.), необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию отдела сбыта.
4.4. Не принимать к исполнению документы по операциям, которые нарушают действующее законодательство и установленный порядок приема, оприходования, хранения и расходования средств, оборудования, материальных и других ценностей.
4.5. Указания начальника отдела сбыта в пределах своих функций, предусмотренных настоящим Положение об отделе сбыта, являются обязательными к исполнению руководством других подразделений фирмы.
4.6. Представлять руководству фирмы предложения о наложении взысканий на лиц, допустивших недоброкачественное оформление.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
5.1. Отдела сбыта несет ответственность за:
– несвоевременную продажу информации, согласно Плану фирмы и отдела сбыта.
– несвоевременное оформление передающих, расчетных и платежных документов и представление и бухгалтерии.
– сверхнормативные остатки информации в отделе сбыта.
– составление и предоставление отчетов.
– чистоту и порядок на закрепленной за отделом сбыта территории.
– неэффективное, нерациональное составление документов (баз данных) и архива отдела сбыта.
– противопожарное состояние и исправность средств пожаротушения в помещениях отдела сбыта.
5.2. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положение об отделе сбыта задач и функций на отдел сбыта несет начальник отдела сбыта.
5.3. Степень ответственности других работников отдела сбыта устанавливается должностными инструкциями.
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ, СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ, СЛУЖЕБНЫЕ СВЯЗИ
Взаимоотношения отдела сбыта с другими структурными подразделениями фирмы строятся на основе функциональных обязанностей, установленных каждому подразделению фирмы, их внутренних обязательств по выполнению плановых заданий.
6.1. С информационным отделом.
6.2. С бухгалтерией фирмы.
6.3. С секретариатом.
7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
7.1. Отдел сбыта работает в соответствии с Правилами внутреннего распорядка фирмы.
7.2. Рабочее время работников отдела сбыта устанавливается в соответствии с Правилами внутреннего распорядка фирмы.
7.3. Ревизия (проверка) деятельности отдела сбыта осуществляется еженедельно директором фирмы.
7.4. Реорганизация и ликвидация отдела сбыта производится на основании приказов директора Фирмы.
Начальник отдела сбыта ____________ Х.Д.Насредин