moidoki.ruМои документы

ЧАСТНАЯ  ФИРМА «Должностная инструкция начальника отдела снабжения»

УТВЕРЖДАЮ

Директор  Фирмы

___________П.С.Печкин

“____”____________20__г.

Должностная инструкция начальника отдела снабжения

1. ОБЩИЕ  ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Начальник Отдела Снабжения (далее – Начальник ОС) является руководителем, осуществляющим административное руководство работниками Отдела Снабжения и обеспечивающим оперативное, качественное руководство Отделом Снабжения (далее – ОС) в пределах своей компетенции.

1.2. Начальник ОС планирует и обеспечивает качественную и оперативную работу ОС по решению задач, связанных с обеспечением фирмы и ее структурных подразделений требующейся информацией.

1.3. Начальник ОС непосредственно подчиняется директору фирмы.

Начальник ОС  работает по утвержденному плану и общим распоряжениям и указаниям директора фирмы. Работу строит самостоятельно, намечая пути для решения поставленных задач.

1.4. Начальник ОС назначается на должность и освобождается от занимаемой должности директором фирмы. При длительном отсутствии (болезнь, командировка, отпуск и т.д.) его обязанности выполняет старший (ведущий) агент Отдела Снабжения, пользуясь при этом Должностной инструкцией Начальника ОС.

1.5. Начальник ОС должен знать:

– основы работы с ПЭВМ;

– организацию учета, хранения и движения информации на фирме;

– правила учета, хранения и движения информации на фирме;

– порядок заключения и оформления договоров;

– основы экономики, научной организации труда, производства и управления;

– сведения, составляющие коммерческую тайну фирмы входящие в его компетенцию;

– порядок составления отчетов о проделанной работе ОС в целом;

– правила и нормы охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии, гигиены труда и противопожарной защиты;

– основы трудового законодательства;

– Положение об Отделе Снабжения, настоящую должностную инструкцию.

1.6. Начальник ОС должен иметь высшее образование без требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы в области снабжения не менее 3 лет.

1.7. Основной задачей в работе Начальника ОС является обеспечение фирмы всей необходимой для ее хозяйственной деятельности информации и организация ее хранения, учета и расхода.

1.8. В своей работе Начальник ОС руководствуется действующим законодательством, приказами, распоряжениями и указаниями директора фирмы, планом работы, Положением об Отделе Снабжения, а также настоящей должностной инструкцией.

2.  ФУНКЦИИ

В функции Начальника Отдела Снабжения входит:

2.1. Обеспечение фирмы требующейся информацией.

2.2. Организация обеспечения конфиденциальности и сохранности информации.

2.3. Соблюдение правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии, гигиены труда и противопожарной защиты.

2.4. Работа с кадрами.

2.5. Обеспечение претензионно-исковой работы.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ  ОБЯЗАННОСТИ

Начальник Отдела Снабжения обязан:

3.1. Оперативно обеспечивать фирму требующейся информацией.

3.2. Составлять отчеты в установленном порядке о проделанной работе ОС и представлять их в бухгалтерию и директору фирмы.

3.3. Представлять информацию в установленные сроки в соответствующие отделы.

3.4. Организовывать наиболее эффективную передачу информации в Отдел Внешних Связей.

3.5. Контролировать прием и вести учет поступающей в ОС информации.

3.6. Изучать возможность и целесообразность установления длительных связей на получение информации.

3.7. Разрабатывать и представлять директору фирмы мероприятия по эффективному поиску необходимой информации, сокращению потерь рабочего времени и максимально рациональному его использованию.

3.8. Организовывать своевременное оформление договоров на поставку фирме информации и представление этих договоров на подпись руководству фирмы.

3.9. Осуществлять контроль за ходом получения информации, поддерживать постоянную связь с поставщиками и в необходимых случаях, организует своих представителей к поставщикам, для участия в получении информационных справок, а также решения вопросов по поставкам информации.

3.10. Обеспечивает своевременную проверку и акцептирование счетов и платежных требований поставщиков, а также оформление в необходимых случаях отказов от акцепта.

3.11. Организовывать обеспечение фирмы всей необходимой для ее хозяйственной деятельности информации.

3.12. Руководить разработкой текущих и перспективных планов материально-технического и информационного снабжения фирмы.

3.13. Принимать меры по расширению прямых хозяйственных связей с поставщиками.

3.14. Участвовать в заключении договоров по информационному обслуживанию и снабжению фирмы.

3.15. Руководить разработкой нормативов информационных запасов потребляемой информации и оперативным регулированием величины этих запасов в фирме.

3.16. Руководить разработкой мероприятий по снижению затрат, связанных с приобретением, доставкой и хранением информации (документов), совершенствованию системы контроля за их расходованием.

3.17. Представлять свой отчет и отчеты работников Отдела Снабжения в первый рабочий день недели следующей за отчетной неделей.

3.18. Обеспечивать своевременное составление отчетов всеми работниками Отдела Снабжения.

3.19. Обеспечивать разработку и контроль внедрения и использования стандартов фирмы по вопросам компетенции ОС, как в подразделениях фирмы, так и в ОС.

3.20. Контролировать прием, хранение и передачу информации.

3.21. Контролировать соблюдение условий сохранности информации при передаче ее в Отдел Внешних Связей.

3.22. Соблюдать правильность оформления приемо-сдаточных документов.

3.23. Принимать участие в работе комиссии по инвентаризации товарно-материальных ценностей.

3.24. Обеспечивать сохранность сведений составляющих коммерческую тайну фирмы.

3.25. Соблюдать и выполнять требования инструкций по правилам и нормам охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии, гигиены труда и противопожарной защиты.

3.26. Организовывать хранение, учет и расходование поступающей информации, а также материальных ценностей и документов.

3.27. Организовывать ведение оперативного учета по снабженческим и складским операциям.

3.28. Обеспечивать обучение и инструктаж по техники безопасности работников ОС.

3.29. Обеспечивать правильную расстановку и эффективное использование возможностей работников ОС.

3.30. Разрабатывать мероприятия по устранению выявленных недостатков и претензий по работе с поставщиками, обеспечивать оформление претензионно-исковых материалов при нарушении поставщиками договорных обязательств и принимать необходимые меры к их решению.

3.31. Обеспечивать составление отчетов, начисление штрафных санкций за нарушение условий договоров.

3.32. Фиксировать прием и передачу информации (документов), путем заполнения соответствующих Журналов приема и передачи информации (документов) под свою подпись.

3.33. Контролировать при приеме  и передаче документов подпись принимающих или передающих работников фирмы.

3.34. Организовать оперативную работу в ОС, содействовать развитию рационализации и изобретательства.

4. ПРАВА

Начальник Отдела Снабжения имеет право:

4.1. Вносить предложения руководству фирмы по обеспечению должного хранения информации (документов).

4.2. Получать от Отдела Внешних Связей необходимые сведения и справки о запасах у него информации.

4.3. Решать вопросы, связанные с организацией снабжения и осуществлять связь со снабжающими организациями и другими поставщиками.

4.4. Представлять руководству фирмы свои соображения по приему, увольнению, перемещению подчиненных ему лиц, а также по поощрению и наложению на них взысканий.

4.5. Требовать от всех структурных подразделений фирмы соблюдения требований стандартов фирмы по вопросам своей компетенции.

4.6. Вносить предложения руководству фирмы о создании условий, гарантирующих своевременное получение, перевозку и должное хранение документов информационного снабжения.

4.7. Требовать от директора фирмы создание условий, гарантирующих надлежащий сбор, хранение и передачу информации.

4.8. Решать вопросы, связанные с организацией получения информации в пределах своей компетенции.

4.9. По согласованию с руководителем фирмы представительствовать по вопросам получения информации в пределах своей компетенции.

4.10. Принимать меры к оперативному заключению договоров с поставщиками информации, к налаживанию прямых и оперативных связей с ними.

4.11. Вносить предложения об изменениях в организации оперативного обеспечения информацией.

4.12. Представлять директору фирмы предложения о премировании (поощрении) работников, а также предложения о мерах взысканий за нарушение трудовой и производственной дисциплины, по привлечению к ответственности лиц, виновных в нарушениях производственной и трудовой дисциплины, норм и правил охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии, гигиены труда и противопожарной защиты.

5.  ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Начальник Отдела Снабжения несет ответственность:

5.1. За осуществление контроля за бесперебойным и ритмичным снабжением фирмы информацией.

5.2. За организацию и осуществление учета и своевременной реализации выделенных фондов.

5.3. За осуществление контроля за деятельностью подразделений фирмы, по вопросам входящих в его компетенцию.

5.4. За обеспечение выполнения плана по вопросам снабжения фирмы.

5.5. За своевременное предъявление  претензий к поставщикам.

5.6. За осуществление контроля соблюдения стандартов фирмы структурными подразделениями фирмы по вопросам своей компетенции.

5.7. За противопожарное состояние территории ОС, наличие на ней исправных средств пожаротушения, а также инструкций по противопожарному режиму.

5.8. За своевременный инструктаж работников ОС и правильный учет проводимых инструктажей работников ОС, а также ежегодную проверку знаний и допуск к самостоятельной работе.

5.9. За сохранность собственности фирмы и соблюдение подчиненными ему работниками приказов, инструкций и положений, предусматривающих охрану материальных ценностей, принадлежащих фирме.

5.10. За наличие инструкций по охране труда и техники безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной защите.

5.11. За чистоту и порядок на территории ОС.

5.12. За сохранность товарно-материальных ценностей, принадлежащих фирме.

5.13. За учет, хранение, выдачу и прием документов.

5.14. За своевременное обеспечение фирмы информацией.

5.15. За выполнение плана работы ОС.

5.16. За достоверность отчетов, сведений и других материалов подготавливаемых в ОС.

5.17. За разглашение (передачу, утечку) сведений, составляющих коммерческую тайну фирмы.

5.18. За невыполнение приказов, распоряжений и указаний директора фирмы.

5.19. За неправильное оформление приходно-расходных документов.

5.20. За несвоевременное составление и представление отчетов.

5.21. За соблюдение правил и норм охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии, гигиены труда и противопожарной защиты.

5.22. За невыполнение правил внутреннего трудового распорядка фирмы, Положения об Отделе Снабжения и настоящей должностной инструкции.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ,  СВЯЗИ  ПО  ДОЛЖНОСТИ

6.1. С агентами Отдела Снабжения.

6.2. С поставщиками информации.

6.3. С руководством фирмы в пределах своей компетенции.

6.4. С Отделом Внешних Связей.

6.5. С бухгалтерией фирмы.

7.  ОРГАНИЗАЦИЯ  РАБОТЫ  И  КРИТЕРИИ  ОЦЕНКИ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

7.1. Начальник ОС работает в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка фирмы.

7.2. При оценке качества работы Начальника ОС и решении вопроса о соответствии его занимаемой должности учитывается, что Начальник ОС должен знать:

7.2.1. Порядок оформления и заключения договоров.

7.2.2. Организацию учета снабженческих операций.

7.2.3. Порядок составления отчетности о проделанной работе Отделом Снабжения.

7.2.4. Правила учета, хранения и движения информации на фирме.

7.2.5. Правила и нормы охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии, гигиены труда и противопожарной защиты.

7.2.6. Основы трудового законодательства.

7.2.7. Основы экономики, организации труда, производства и управления.

7.2.8. Свои обязанности возложенные настоящей инструкцией.

7.3. Уметь организовать работу коллектива ОС, не допускать срывов работы, хищений и других нарушений и злоупотреблений, предотвращать конфликтные ситуации, текучесть кадров ОС и нарушений законодательства.

7.4. Не иметь негативных оценок своей деятельности со стороны работников и руководства фирмы, а также поставщиков информации.

7.5. Результаты деятельности Начальника ОС ежеквартально оцениваются директором фирмы, и принимается решение о возможности дальнейшего пребывания работника на должности Начальника ОС.