moidoki.ruМои документы

ЧАСТНАЯ ФИРМА     «Должностная инструкция начальника отдела сбыта»

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЧФ «Должностная инструкция начальника отдела сбыта»

__________ П.С.Печкин

«___»__________2000г.

Должностная инструкция начальника отдела сбыта

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Начальник отдела сбыта (далее – начальник ОС) является руководителем осуществляющим административное руководство работниками отдела внешних связей и осуществляет качественное руководство отделом внешних связей (далее – ОС) в пределах своей компетенции.

1.2. Начальник ОС планирует и обеспечивает качественную оперативную работу ОС по решению задач, связанных с обеспечением на фирму продажи информации.

1.3. Начальник ОС непосредственно подчиняется директору.

1.4. Начальник ОС работает по утвержденному плану ОС и Фирмы, и общим распоряжениям и указаниям директора. Работу строит самостоятельно, намечая пути для решения поставленных перед ОС задач, с детальной разработкой путей и методов их решения.

1.5. Начальник ОС назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом директора.

При длительном отсутствии (болезнь, командировка, отпуск и т.д.) его обязанности выполняет старший агент отдела, пользуясь при этом должностной инструкцией начальника ОС.

1.6. Начальник ОС должен знать:

– организацию учета сбыта операций;

– методы планирования сбыта информации и порядок заключения хозяйственных договоров;

– организацию сбыта информационной продукции;

– основные нормативные акты, регулирующие взаимоотношения между поставщиками и потребителями;

– основы работы с ПЭВМ;

– правила и порядок учета, хранения и движения документально оформленной информации в ЧФ «ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА СБЫТА»;

– составление и работу с информационными базами данных;

– порядок оперативного учета информации;

– порядок ведения оперативного учета продажи информации;

– порядок рассмотрения претензий о недопоставках или продажи не качественной информационной продукции;

– сведения, составляющие коммерческую тайну ЧФ «ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА СБЫТА»;

– основы экономики, научной организации труда, производства и управления;

– основы трудового законодательства;

– порядок составления отчетов о проделанной работе ОС в целом;

– стандарты фирмы по вопросам компетенции ОС;

– правила и нормы охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности;

1.7. Основными задачами начальника ОС являются:

– обеспечение сбыта информации в заданном объеме;

– обеспечение сбыта информации в заданной номенклатуре;

– обеспечение сбыта информации в заданном качестве;

– обеспечение сбыта информации в заданные сроки.

1.8. Объем, номенклатура, качество и сроки устанавливаются планами работы ОС и фирмы, Положением об отделе внешних связей и настоящей Должностной инструкцией.

2. ФУНКЦИИ

В функции начальника отдела сбыта входит:

2.1. Организация сбыта информации и работы с клиентами.

2.2. Обеспечение сохранности информации в отделе.

2.3. Соблюдение правил и норм охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.

2.4. Работа с кадрами.

2.5. Организация претензионно – исковой работы.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Начальник отдела сбыта обязан:

3.1. В области работы с клиентами по обеспечению сбыта информации, на фирме.

3.1.1. Организовывать наиболее рациональную передачу информации потенциальным и реальным клиентам.

3.1.2. Контролировать прием и вести учет поступающей информации.

3.1.3. Проводить переговоры с потенциальными и реальными покупателями информации.

3.1.4. Изучать возможности и целесообразность установления длительных связей с потенциальными покупателями информации.

3.1.5. Оперативно обеспечивать сбыт информации.

3.1.6. Составлять отчеты, в установленном порядке, о проделанной работе отделом внешних связей и предоставлять их руководству и бухгалтеру фирмы.

3.1.7. Разрабатывать и предоставлять руководству фирмы мероприятия по рациональному использованию и усовершенствованию информационной базы данных, поиску потенциальных клиентов, сокращению потерь и максимально эффективному использованию рабочего времени.

3.1.8. Предоставлять заявки на требующуюся информацию в информационный отдел. В случае необходимости привлекать руководство фирмы для защиты переданных заявок.

3.1.9. Обеспечивать своевременную проверку и акцептирование счетов и платежных требований покупателей информации, а также оформление в необходимых случаях отказов от акцепта.

3.2. В области организации обеспечения сохранности информации:

– разрабатывать по указанию директора стандарты документов;

– контролировать прием, хранение и передачу информации;

– осуществлять контроль за ходом предоставления реальным и потенциальным покупателям информации и в особых случаях предоставлять необходимую информацию в установленном порядке;

– соблюдать правильность оформления приемо-сдаточных документов;

– обеспечивать сохранность сведений, составляющих коммерческую тайну фирмы;

– принимать участие в работе комиссии по инвентаризации товарно-материальных ценностей и документов.

3.3. В области соблюдения правил и норм охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности:

– соблюдать и выполнять требования инструкций по правилам и нормам охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.

3.4. В области работы с кадрами:

– обеспечивать правильную расстановку и эффективное использование возможностей работников отдела внешних связей;

– получать от начальников структурных подразделений и руководства фирмы документацию, необходимую для эффективной работы ОС.

3.5. В области обеспечения претензионно – исковой работы:

– разрабатывать мероприятия по устранению выявленных недостатков и претензий по работе с клиентами фирмы, обеспечивать оформление претензионо – исковых материалов, при нарушении договорных обязательств и принимать необходимые меры для решения и устранения возникших конфликтных ситуаций.

3.6. Предоставлять отчеты в конце каждой рабочей неделе.

3.7. Передавать информацию (документы) только после оформления соответствующих документов.

3.8. Фиксировать прием и передачу информации (документов), путем заполнения соответствующих журналов приема и передачи информации (документов) под свою подпись.

3.9. Контролировать при приеме и передаче документов подпись принимающих и передающих лиц.

3.10. Подготавливать и передавать на утверждение Директору проекты документов.

3.11. Обеспечивать должное хранение документов.

3.12. Разрабатывать и осуществлять мероприятия по совершенствованию сбыта работы, ускорению сбытовых операций, снижению сверхплановых запасов информации с целью обеспечения выполнения планов по реализации информации, прибыли и рентабельности фирмы.

3.13. Участвовать в рассмотрении поступающих в фирму претензий потребителей.

3.14. Обеспечивать своевременное оформление документов по продаже информации, составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам) информации ОС.

3.15. Обеспечивать разработку и контроль внедрения и использования стандартов фирмы по вопросам компетенции ОС в фирме.

3.16. Организовывать прием информации от информационного отдела в соответствии с планами и имеющимися заказами, рациональное хранение информации, ее учет и подготовку к передаче потребителям.

3.17. Принимать меры по обеспечению плана реализации информации фирмы заказами потребителей, своевременному получению заказов, спецификаций и другой документации, а также реализации невостребованной информации.

3.18. Обеспечивать контроль за выполнением договорных обязательств в установленные сроки, по объему реализуемой информации, номенклатуре, комплектности и качеству.

3.19. Осуществлять совместно с бухгалтерией расчеты нормативов запасов информации в натуральном и в денежном выражении по каждой номенклатурной группе.

3.20. Организовывать работу в отделе, содействовать развитию рационализации и изобретательства.

3.21. Представлять на поощрения отличившихся работников ОС.

3.22. Налогать дисциплинарные взыскания на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

3.23. Проводить работу по повышению уровня технических знаний работников ОС.

4. ПРАВА

Начальник отдела сбыта имеет право:

4.1. Требовать от руководства фирмы создания условий, гарантирующих надлежащее получение, хранение и передачу информации.

4.2. Решать вопросы, связанные с организацией получения информации в пределах своей компетенции и осуществлять связь с другими отделами фирмы.

4.3. Решать вопросы, связанные с изменениями в организации оперативного сбыта информации.

4.4. Принимать меры к оперативному поиску реальных и потенциальных покупателей информации.

4.5. По согласованию с руководством фирмы представительствовать по вопросам установления длительных связей между покупателями информации и фирмой.

4.6. Докладывать руководству фирмы обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

4.7. Представлять руководству фирмы предложения о премировании (поощрении) работников, а так же предложения о мерах взыскания за нарушения трудовой и производственной дисциплины, по привлечению к ответственности лиц, виновных в нарушениях норм и правил охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.

4.8. Давать задания подчиненному персоналу и осуществлять контроль за их выполнением. Требовать от подчиненных ему работников выполнения указаний по всем вопросам, связанным со сбытом информации.

4.9. Требовать своевременного ремонта оборудования, а также осуществления предусмотренных планом мероприятий по ТБ, промсанитарии и противопожарной безопасности.

4.10. Требовать от отделов и других структурных подразделений фирмы необходимые сведения о планировании работы, ходе развития фирмы, наличии запасов информации и другой документации, относящейся к компетенции ОС.

4.11. По согласованию с директором представительствовать в организациях по вопросам сбыта и реализации информации.

4.12. Вносить предложения по изменению номенклатуры заказов по поставке информации в течении года, о расширении складских помещений для обеспечения должного хранения документов.

4.13. Требовать от всех структурных подразделений фирмы соблюдения требований стандартов фирмы по вопросам компетенции ОС и утверждать оценку качества труда каждого работающего в отделе по итогам учета за отчетный период.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Начальник ОС несет ответственность:

5.1. За своевременную продажу информации согласно плану сбыта и реализации.

5.2. За порядок передачи информации клиентам (покупателям).

5.3. За своевременное оформление отгрузочных, расчетных и платежных документов и представление их бухгалтерии.

5.4. За сверхнормативные остатки информации.

5.5. За учет, хранение и отпуск информации.

5.6. За задержку сбыта информации.

5.7. За выполнение плана работы ОС.

5.8. За своевременное составление и предоставление отчетов.

5.9. За достоверность отчетов, сведений и других материалов подготавливаемых в ОС.

5.10. За составление и предоставление директору отчетности в установленные сроки.

5.11. За хранение документов.

5.12. За невыполнение приказов, распоряжений и указаний руководства фирмы.

5.13. За неправильное оформление приходно-расходных документов.

5.14. За разглашение (передачу, утечку) сведений, составляющих коммерческую тайну фирмы.

5.15. За сохранность собственности фирмы, за выполнение подчиненными ему работниками приказов, инструкций и положений, предусматривающих охрану материальных ценностей, принадлежащих фирме.

5.16. За проведение работы с персоналом своего подразделения, направленной на предотвращение нарушений трудовой дисциплины и неуклонное соблюдение правил внутреннего распорядка.

5.17. За соблюдение правил внутреннего распорядка.

5.18. За чистоту и порядок в помещениях ОС.

5.19. За противопожарное состояние и исправность пожарного оборудования в помещениях ОС.

5.20. За несоблюдение правил и норм охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.

5.21. За невыполнение Правил внутреннего распорядка фирмы, Положения об отделе внешних связей и настоящей Должностной инструкции.

5.22. За выполнение обязанностей, возложенных настоящей инструкцией.

5.23. За исполнение хозяйственных договоров.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ, СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ

6.1. С агентами отдела внешних связей.

6.2. С покупателями информации.

6.3. С руководством фирмы в пределах своей компетенции.

6.4. С информационным отделом.

6.5. С бухгалтерией фирмы.

6.6. С секретариатом.

7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ И КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

7.1. Начальник ОС работает в соответствии с правилами внутреннего распорядка фирмы.

7.2. При оценке качества работы начальника ОС и решении вопроса о соответствии его занимаемой должности учитывается, что начальник ОС должен знать свои должностные обязанности.

7.3. Не иметь негативных оценок своей деятельности со стороны работников и руководства фирмы, а также покупателей информации.

7.4. Уметь организовывать работу коллектива ОС, предотвращать конфликтные ситуации, не допускать срывов работы и текучести кадров ОС.

7.5. Не нарушать законодательство, не допускать хищений, злоупотреблений и других нарушений.

7.6. Результаты деятельности работы начальника ОС ежеквартально оцениваются директором фирмы, и принимается решение о возможности дальнейшего пребывания работника на должности начальника отдела сбыта.

Начальник               __________              Х.Д.Насредин