moidoki.ruМои документы

ЧАСТНАЯ  ФИРМА «Должностная инструкция секретаря директора»

УТВЕРЖДАЮ
Директор  Фирмы

___________Х.Д.Насредин

“____”____________1998г.

Должностная инструкция секретаря директора

1. ОБЩИЕ   ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь директора Фирмы является  техническим исполнителем, обеспечивающим и обслуживающим работу руководства Фирмы.

1.2. Секретарь директора Фирмы непосредственно подчиняется директору Фирмы. Работает по общим указаниям и распоряжениям директора Фирмы.

1.3. Секретарь директора Фирмы назначается на должность и освобождается от занимаемой должности директором Фирмы, приказом по Фирме.

1.4. Секретарь директора Фирмы должен знать:

– положения и инструкции по ведению делопроизводства;

– руководящий состав Фирмы и его подразделений;

– машинопись и владеть навыками работы на ПЭВМ;

– правила орфографии и пунктуации;

– порядок расположения материала при печатании различных видов документов и писем производственного характера;

– правила использования деловых писем с использованием типовых форм;

– правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов, оргтехники, офисного оборудования и ПЭВМ;

– правила пользования приемно-переговорными устройствами;

– основы научной организации труда;

– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– сведения, составляющие коммерческую тайну Фирмы;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– настоящую должностную инструкцию;

– правила и нормы охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии, гигиены труда и противопожарной защиты.

1.5. Секретарь директора Фирмы должен иметь среднее специальное образование.

1.6. Основной задачей секретаря директора Фирмы является обеспечение и обслуживание работы руководства Фирмы; сбор необходимых руководству сведений от подразделений Фирмы; организация приемов посетителей.

1.7. В своей работе секретарь директора Фирмы руководствуется действующим законодательством, действующими руководящими материалами и стандартами Фирмы по ведению делопроизводства, инструкциями по эксплуатации оргтехники, ПЭВМ и другого офисного оборудования, нормативными документами, приказами,  распоряжениями и указаниями директора Фирмы и настоящей должностной инструкцией.

2. ФУНКЦИИ

В функции секретаря директора Фирмы входит:

2.1. Обеспечение и обслуживание работы руководства Фирмы, подразделений и отделов Фирмы.

2.2. Соблюдения правил и норм охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной защиты.

3. СЛУЖЕБНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.

3.1. В области обеспечения и обслуживания работы руководства; подразделений и отделов Фирмы:

3.1.1. Получать необходимые руководству сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников.

3.1.2. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать

телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание.

3.1.3. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам.

3.1.4. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем

( сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы.

3.1.5. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

3.1.6. Вести делопроизводство, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на Фирме порядком и передавать ее, после рассмотрения, руководителям в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, либо подготовке ответа, следить за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

3.1.7. Принимать документы на подпись руководителю и личные заявления граждан.

3.1.8. Организовывать прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействовать оперативности рассмотрению просьб и предложений работников.

3.1.9. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

3.1.10. Требовать от начальников отделов и служб выполнение указаний директора в сроки, указанные в документах, взятых на контроль; снимает с карточки контроля распоряжений директора, убедившись в выполнении этого распоряжения, требуя от исполнителей личной подписи о выполнении задания.

3.1.11. Принимать, обрабатывать и отправлять входящую и исходящую корреспонденцию.

3.1.12. Печатать материалы с рукописных и печатных оригиналов с соблюдением сроков выполнения работ.

3.1.13. Следить за состоянием пишущих машин, оргтехники и другой офисной техники.

3.1.14. Следить за сохранностью фирменных бланков, полученных для печатания.

3.1.15. Следить за сохранностью поступающих для печатания документов, рукописей и других материалов.

3.2. Соблюдать и выполнять требования инструкций по правилам и нормам охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной защиты.

4. ПРАВА

 

4.1. Вносить предложения по обеспечению наиболее эффективной работы, полноты и четкости выполнения своих обязанностей и функций.

4.2. Контролировать правильное формирование дел в структурных подразделениях фирмы и подготовку  своевременной сдачи их в архив.

4.3. Вносить предложения о порядке хранения документов.

4.4. Требовать от директора фирмы создания условий для эффективной работы и вносить предложения по совершенствованию работы связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.

4.5. Докладывать директору фирмы обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь директора фирмы несет ответственность за:

5.1. Ведение делопроизводства.

5.2. Отклонение от стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной

документации.

5.3. Порядок расположения материала при печатании различных документов.

5.4. Правила использования деловых писем с использованием типовых форм.

5.5. Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка.

5.6. Соблюдение правил и норм охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной защиты.

5.7. Разглашение (передачу, утечку) сведений, составляющих коммерческую тайну фирмы и конфиденциальную информацию.

5.8. Выполнение приказов, распоряжений и указаний директора фирмы.

5.9. Своевременную и качественную обработку корреспонденции и доставку ее по назначению.

5.10. Осуществление контроля за сроками исполнения документов.

5.11. Обеспечение печатания и размножения служебных документов.

5.12. Качественное техническое обслуживание созываемых руководством совещаний и их подготовку.

5.13. Правильную эксплуатацию офисного оборудования и техники.

5.14. Сохранность печатей и штампов, переданных в распоряжение секретаря директора фирмы для ведения делопроизводства, а также приказов и распоряжений по фирме.

5.15. Выполнение правил и своих обязанностей, согласно настоящей должностной инструкции.